推薦信撰寫注意事項

1.一致性　

「一致性」可稱的上是撰寫推薦信的最高指導原則。推薦信最重要的功能，就是與其他申請資料相互呼應，給予評審委員前後一致的印象。因此在撰寫推薦信時，絕對要注意與其他資料間的關聯性，不要吹噓過頭而穿幫。例如履歷資料或 Essay 中吹噓自己在某大企業中有多偉大的全職工作經驗，但推薦信中卻只提到這個申請者在這裡短期打零工，對評審委員來講，恐怕只會有一個印象：「有人沒說真話，而這個沒說真話的人絕對不是推薦人！」

2.明確性與具體性

英文寫作最重要的一件事，就是要「明確而具體（specific）」，能夠將 5 W 1 H（When, Where, Who, What, Why, How）交代清楚，而非僅以形容詞取代。例如教授替學生寫推薦信時，不要只寫「他是一個很用功、很認真的學生」，最好能具體地描述為什麼這個學生會給教授「很用功」或「很認真」的印象呢？例如，是因為教授某次在大部分學生都去狂歡的日子，看到這個學生仍在圖書館死命的K書，或這個學生每次都會充分利用 Office Hour 的時間去跟教授請教課業上的問題。還是這個學生做過幾份內容充實、有原創性、令教授印象十分深刻的報告等諸如此類的敘述。

又例如主管替部屬寫推薦信時，不要只說這個部屬「很有創意」或「有領導潛力」。應透過推薦信，告訴入學評審委員，這名申請者在處理一個狀況時，運用了怎樣的能力，又有怎樣的工作成就。例如執行一個針對個人用戶的行動電話行銷企劃專案，這名申請者（被推薦人）運用怎樣的統計及市場調查方法，開發了一群怎樣的潛在客戶，並因為這群客戶的開發，使這個產品的在某地區的銷售額有多少成長。或帶領一個青少年新編創造思考測驗的研究團隊時，這名申請者如何將不同性質與要求的研究工作，分配給不同個性，專長的研究人員，並在某項指標未能如期達成時，申請者如何鼓舞團隊工作士氣等。

3.合理性

合理性亦是推薦信寫作時必須顧慮到的地方。達成合理性的唯一方法就是使其內容明確而具體。依常理判斷，一個跨國大公司的台灣區總裁幫一個從事短期工作的工讀生寫推薦信，或一個物理系教授幫一個從未上過相關課程的中文系學生寫推薦信，這樣的狀況雖然可能發生，但並不常見。

若有這種狀況，只要推薦信中能很明確地描述推薦人與被推薦人的關係，以及從這樣的關係中，推薦人觀察到被推薦人的怎樣傑出的專業能力與人格特質，能對未來研究生涯有所助益。在描述細節夠明確、清楚的狀況下，評審委員才有理由相信推薦人與被推薦人之間確實有密切的接觸，進而認為這封推薦信值得採信。